Политика в отношении обработки персональных данных пользователей портала технической поддержки ГБПОУ МО «ВАТ «Холмогорка»

ПОЛИТИКА
в отношении обработки персональных данных пользователей портала технической поддержки ГБПОУ МО «ВАТ «Холмогорка»

Локальный акт № 76

1 Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет цели, правовые основания, состав и порядок обработки персональных данных пользователей портала технической поддержки https://support.vatholm.ru, а также меры по защите таких данных.

1.2. Оператором персональных данных является Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Московской области «Волоколамский аграрный техникум «Холмогорка» (ГБПОУ МО «ВАТ «Холмогорка»).

1.3. Место нахождения Оператора: Московская область, м.о. Волоколамский, с Ивановское, д. 39. ИНН 5004000160, ОГРН 1035001200090. Электронная почта: mo_vatholm@mosreg.ru. Телефон: +7 496 362-89-96.

1.4. Политика применяется к персональным данным студентов, работников, слушателей курсов, законных представителей обучающихся и иных пользователей, направляющих обращения через портал.

1.5. Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и иными применимыми нормативными правовыми актами.

2 Основные термины

2.1. В Политике используются термины «персональные данные», «обработка персональных данных», «оператор», «информационная система персональных данных», «предоставление», «распространение», «блокирование», «обезличивание» и «уничтожение» в значениях, установленных Федеральным законом № 152-ФЗ.

2.2. Пользователь — физическое лицо, использующее портал или направляющее обращение через портал. Обращение — зарегистрированное сообщение пользователя о технической неисправности, необходимости доступа, консультации или иной поддержке в пределах компетенции технической поддержки.

3 Принципы обработки

3.1. Оператор обрабатывает персональные данные на законной и справедливой основе, только для заранее определённых целей и в объёме, необходимом для этих целей.

3.2. Оператор обеспечивает точность и актуальность данных, ограничивает срок хранения и не объединяет базы данных, обрабатываемые в несовместимых целях.

3.3. Текст обращения и вложения не должны содержать пароли, коды подтверждения, сведения о здоровье, биометрические данные, сведения о частной жизни или персональные данные третьих лиц, если они не нужны для решения обращения и отсутствует законное основание для их передачи.

4 Цели категории данных и правовые основания

Цель	Категории данных	Правовое основание
Регистрация и аутентификация	Фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты; идентификатор учётной записи; принадлежность к категории пользователей	Для совершеннолетних пользователей — пункты 1 и 5 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ: согласие субъекта и исполнение Пользовательского соглашения либо действия по инициативе субъекта до его принятия. Для работников и обучающихся — пункт 2 части 1 статьи 6 указанного закона в объёме, необходимом для исполнения обязанностей техникума, установленных трудовым законодательством и Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Для несовершеннолетних операции, не охватываемые пунктом 2 части 1 статьи 6, осуществляются на основании согласия законного представителя
Приём и выполнение обращений	Контактные данные, включая номер телефона, если пользователь предоставил его либо специалист запросил его для оперативной связи по конкретному обращению; тема и текст обращения; сведения об устройстве, ПО и рабочем месте; вложения; история переписки	Для совершеннолетних пользователей — пункты 1 и 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ: согласие субъекта и исполнение Пользовательского соглашения. Для обращений работников и обучающихся, связанных с обеспечением трудового или образовательного процесса, — пункт 2 части 1 статьи 6 указанного закона. Для несовершеннолетних операции, не охватываемые указанным законным основанием, осуществляются на основании согласия законного представителя
Информирование о ходе работ	Адрес электронной почты; предоставленный для конкретного обращения номер телефона; номер обращения; сведения о статусе	Для совершеннолетних пользователей — пункты 1 и 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Для несовершеннолетних — пункт 2 части 1 статьи 6 указанного закона в необходимом объёме либо согласие законного представителя
Защита портала и расследование инцидентов	IP-адрес; дата и время действий; технические журналы; сведения об устройстве и браузере	Пункт 2 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ во исполнение обязанностей Оператора по обеспечению безопасности персональных данных, предусмотренных статьёй 19 этого закона; пункт 7 части 1 статьи 6 указанного закона — законный интерес Оператора и пользователей в защите портала и расследовании инцидентов при условии, что права и свободы субъекта не нарушаются
Контроль качества и отчётность	История обращений; сроки и результаты; обезличенные статистические сведения	Пункт 7 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ — законный интерес Оператора в контроле качества поддержки и планировании ресурсов при условии, что права и свободы субъекта не нарушаются. Статистическая обработка персональных данных проводится на основании пункта 9 части 1 статьи 6 указанного закона с обязательным обезличиванием

4.1. Для каждой операции применяется только то правовое основание, которое соответствует конкретной цели, категории пользователя и обстоятельствам обработки. Согласие не подменяет иное предусмотренное законом основание и запрашивается только для тех данных и операций, для которых такое основание необходимо.

4.2. Специальные категории и биометрические персональные данные через портал целенаправленно не собираются. Если пользователь включил такие сведения во вложение без необходимости, Оператор вправе удалить вложение или попросить направить обращение по иному защищённому каналу.

4.3. Персональные данные несовершеннолетнего обрабатываются с учётом его возраста, объёма дееспособности и полномочий законного представителя. Особенности такой обработки установлены разделом 5 настоящей Политики.

5 Обработка персональных данных несовершеннолетних

5.1. Для целей настоящей Политики несовершеннолетним пользователем является лицо, не достигшее возраста 18 лет и не приобретшее полную дееспособность до достижения этого возраста в установленном законом порядке.

5.2. Обработка минимально необходимых данных несовершеннолетнего обучающегося для обеспечения образовательного процесса, предоставления доступа к информационным ресурсам техникума и защиты информационных систем может осуществляться без согласия в случаях, предусмотренных пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Создание личной учётной записи несовершеннолетнего на портале и обработка добровольно предоставляемых контактных данных, текста обращений и вложений, когда отсутствует иное предусмотренное законом основание, осуществляются на основании согласия законного представителя по форме приложения 5 к приказу об утверждении настоящей Политики.

5.3. За пользователя, не достигшего возраста 14 лет, согласие предоставляет его законный представитель. Для пользователя в возрасте от 14 до 18 лет Оператор также получает согласие законного представителя, если соответствующая обработка основана на согласии. Пользователь, приобретший полную дееспособность до достижения возраста 18 лет, подтверждает её документом и использует форму согласия совершеннолетнего пользователя.

5.4. Законным представителем признаётся родитель, усыновитель, опекун или попечитель. До предоставления доступа к порталу Оператор проверяет личность представителя и его полномочия по документу, удостоверяющему личность, и свидетельству о рождении, документу об усыновлении, актам органа опеки и попечительства либо иному документу, предусмотренному законом. В журнале проверки фиксируются фамилия, имя и отчество представителя, вид и реквизиты документа о полномочиях, дата проверки и работник, выполнивший проверку. Копии документов не сохраняются, если обязанность их хранения прямо не установлена законом.

5.5. До завершения проверки полномочий Оператор обрабатывает только сведения, необходимые для рассмотрения заявления о предоставлении доступа и проверки представителя. Личная учётная запись несовершеннолетнего не активируется, обращения и вложения через неё не принимаются. Пользователю и представителю могут быть предоставлены только общедоступные инструкции и контактные сведения технической поддержки.

5.6. Согласие законного представителя оформляется отдельно от Пользовательского соглашения и иных документов и относится только к порталу технической поддержки. В учётной записи фиксируются сведения о наличии согласия, дате его получения, редакции формы и результате проверки полномочий. Доступ к бумажному оригиналу и электронной записи предоставляется только уполномоченным работникам.

5.7. Со дня достижения пользователем возраста 18 лет либо приобретения полной дееспособности до этого возраста полномочия законного представителя на предоставление согласия прекращаются. Для продолжения операций, основанных на согласии, пользователь подтверждает согласие самостоятельно по форме приложения 4. До такого подтверждения соответствующие операции приостанавливаются, если отсутствует иное законное основание для обработки.

5.8. Персональные данные законного представителя обрабатываются только для подтверждения его личности и полномочий, учёта предоставленного или отозванного согласия, взаимодействия по вопросам доступа несовершеннолетнего и защиты прав участников обработки. Срок хранения этих данных соответствует сроку хранения записи о согласии и доказательств правомерности обработки.

6 Действия с данными и сроки хранения

6.1. Оператор осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление доступа уполномоченным лицам, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных с использованием средств автоматизации или без них.

6.2. Данные учётной записи хранятся в течение срока доступа пользователя к порталу и не более одного года после прекращения доступа. Этот срок необходим для проверки правомерности ранее выполненных действий, разбора поздно выявленных инцидентов и разрешения споров о доступе. Материалы обращений хранятся три года после их закрытия для анализа повторяющихся неисправностей, подтверждения объёма и результата выполненных работ и защиты прав сторон в пределах общего срока исковой давности, установленного статьёй 196 Гражданского кодекса Российской Федерации. Журналы безопасности хранятся один год для выявления и расследования инцидентов в пределах годового цикла контроля информационной безопасности. Более длительное хранение допускается только при наличии обязательного требования закона, незавершённого расследования или спора и только в необходимом объёме.

6.3. Доступ пользователя считается прекращённым: для работника — с даты прекращения трудовых отношений; для обучающегося — с даты прекращения образовательных отношений, в том числе в связи с завершением обучения или отчислением; для законного представителя — с даты прекращения образовательных отношений обучающегося, которого он представляет; для иных пользователей — с даты окончания предоставленного им срока доступа или прекращения отношений, в связи с которыми доступ был предоставлен. Учётная запись блокируется с этой даты.

6.4. По достижении цели обработки либо истечении срока хранения данные удаляются из основной базы и рабочих журналов или обезличиваются, если закон не требует их дальнейшего хранения. Сведения об удалении фиксируются в журнале уничтожения. В резервных копиях данные прекращают использоваться для обычной обработки и удаляются по мере плановой ротации резервных копий, но не позднее 30 календарных дней после удаления из рабочей системы. Если резервная копия восстанавливается до истечения этого срока, записи, включённые в журнал уничтожения, повторно удаляются до возобновления эксплуатации системы.

7 Передача и поручение обработки

7.1. Оператор не распространяет персональные данные пользователей и не передаёт их третьим лицам, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.2. Обработка персональных данных по поручению Оператора третьим лицам не передаётся. Обработку осуществляют только уполномоченные работники техникума в пределах должностных обязанностей и предоставленных прав доступа. До привлечения внешнего обработчика Оператор обязан оформить поручение в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ и актуализировать настоящую Политику.

7.3. Основная база портала, технические журналы и резервные копии размещаются исключительно на инфраструктуре в сети профессиональной образовательной организации на территории Российской Федерации. Внешние облачные, аналитические, почтовые и иные сервисы для обработки данных портала не используются.

7.4. Для разрешения доменного имени используются DNS-серверы, размещённые на территории Российской Федерации. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.

8 Меры защиты

8.1. Оператор назначает лиц, ответственных за организацию обработки и обеспечение безопасности персональных данных, утверждает модель доступа и предоставляет доступ только в объёме должностных обязанностей.

8.2. Оператор применяет идентификацию и аутентификацию, разграничение доступа, регистрацию событий, резервное копирование, антивирусную защиту, обновление программного обеспечения, контроль уязвимостей и защищённые каналы связи в объёме, определённом по результатам оценки угроз.

8.3. Работники, получившие доступ к данным, обязаны соблюдать конфиденциальность. Доступ прекращается при изменении обязанностей или прекращении трудовых отношений.

8.4. При выявлении неправомерной или случайной передачи персональных данных Оператор принимает меры по прекращению нарушения и направляет уведомления уполномоченному органу в сроки и порядке, установленные Федеральным законом № 152-ФЗ.

9 Права пользователя

9.1. Пользователь вправе получить сведения об обработке своих персональных данных, потребовать уточнения, блокирования или уничтожения неполных, неточных, устаревших, незаконно полученных или избыточных данных, отозвать согласие и потребовать прекращения обработки в предусмотренных законом случаях.

9.2. Обращение направляется по адресу mo_vatholm@mosreg.ru с темой «Персональные данные» либо почтовым отправлением по адресу Оператора. Запрос должен позволять идентифицировать заявителя и содержать сведения, предусмотренные законом. Законный представитель подтверждает свои полномочия.

9.3. Пользователь вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в суд.

10.1. Портал может использовать строго необходимые файлы cookie для аутентификации, сохранения сеанса и защиты от злоупотреблений. Необязательные аналитические cookie применяются только после получения согласия пользователя, если такое согласие требуется.

10.2. Пользователь может ограничить cookie средствами браузера, однако это может сделать недоступными вход и отдельные функции портала.

11 Заключительные положения

11.1. Политика действует со дня её утверждения до замены новой редакцией. Актуальная версия размещается на портале и доступна без регистрации.

11.2. Изменения, существенно затрагивающие права пользователей или состав обработки, публикуются до начала их применения. При необходимости Оператор повторно получает согласие.

Дата внесения изменения 30.09.2026